A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) representa o início de um novo período das transações comerciais entre contribuintes no Brasil. Em vigor desde 2006, o projeto da Nota Fiscal Eletrônica já emitiu mais de 80 milhões de notas, somando mais de R$ 1,6 trilhão. Estado pioneiro na implantação, o Rio Grande do Sul já emitiu cerca de 300 mil documentos desse tipo. A partir de abril deste ano, empresas que atuam nas áreas de bebidas, tintas, derivados de petróleo, autopeças, álcool e fumo, entre outros, deverão se adaptar ao serviço de Nota Fiscal Eletrônica.
Mas se por um lado a tecnologia facilita a vida, simplificando processos e evitando o uso de papel, a mesma inovação pode trazer alguns problemas, principalmente a empresários e contadores menos atentos. Os benefícios trazidos pela NF-e abrangem variados segmentos. Para as empresas, simplifica obrigações acessórias, com a eliminação do uso de formulários contínuos, da sua impressão e da armazenagem do documento em papel. Do lado do Fisco, permite o acesso à informação sobre as operações comerciais em tempo real, evitando a ocorrência de diversos tipos de fraudes e possibilitando uma fiscalização mais efetiva das operações. Para a sociedade, além do fator ecológico, a NF-e representa a modernização das relações comerciais entre empresas, favorecendo o comércio eletrônico, a redução do custo-Brasil e a disseminação do uso da tecnologia de certificação digital.
No entanto, a falta de conhecimento fiscal do emitente, informações erradas ou incompletas ou simplesmente cadastros de clientes e produtos desatualizados ou incompletos podem representar entraves relativos à emissão das notas eletrônicas.
Segundo o contador Tiago Nascimento Borges Slavov, mestre em Controladoria e Contabilidade Estratégica, coordenador e professor do curso de Ciências Contábeis da Universidade de Sorocaba (SP), com o uso da NF-e, a tendência é que os erros se tornem mais comuns para empresários menos cuidadosos no processo de faturamento. Ele explica que a geração de um documento fiscal agora dependerá do preenchimento adequado de todos os campos, pois a via nem chegará a ser emitida se isso não for feito - graças à rotina de validação do programa emissor do documento eletrônico.
Os erros mais frequentes, na opinião de Slavov, são no Código Fiscal de Operações e Prestações, o valor do desconto, a informação do ICMS no campo de informações adicionais, entre outros. Em operações interestaduais, por exemplo, o erro impede inclusive a concretização da venda, que fica no aguardo da regularização dos documentos para que a mercadoria, apreendida em postos de fiscalização, seja liberada. As multas e outras atuações também não são raras.
As informações imprecisas estarão mais sujeitas à verificação do Fisco, que, por meio de modernos sistemas de auditoria eletrônica, terá a possibilidade de apurar todas as informações de faturamento de um contribuinte em segundos.
Erros, que antes não eram detectados até em meticulosas auditorias fiscais, agora serão mais facilmente rastreados e exigirão, no mínimo, explicações dos infratores.
Entre os entraves encontrados por algumas empresas para a implantação da NF-e, Slavov destaca a cultura brasileira de deixar tudo para última hora. "Muitas organizações que têm manifestado dificuldades para implementar a NF-e estão sujeitas a entregar em abril e setembro, mas só agora identificaram as necessidades técnicas e de pessoal para ajustar-se ao projeto. Como qualquer projeto de mudança, se tudo for feito com planejamento, aliado a ações, os entraves são mínimos", afirma.
Como proceder em caso de erro
Como qualquer documento, o preenchimento da NF-e está sujeito a erros. Se o contribuinte identificar uma irregularidade, nas condições previstas na lei, poderá cancelar o documento mediante o envio de um arquivo eletrônico, em formato XML, que acusará na Secretaria da Fazenda o cancelamento do documento. Outra possibilidade é a emissão da Carta de Correção Eletrônica, que corrige o erro.
Para o contador Tiago Nascimento, o uso da Carta de Correção Eletrônica é um assunto delicado, pois o Fisco ainda não disponibilizou ao contribuinte o layout do referido documento. "Ocorre a prática, nas empresas que já emitem a NF-e, de adotar o trâmite tradicional, em papel, pelo qual o emitente e o destinatário trocam correspondência, comunicando o erro."
Enquanto não é definido o layout da Carta de Correção Eletrônica, o contribuinte deve evitar usar sua versão em papel, cancelando a NF-e e emitindo outra. Existe ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar, nas situações previstas na lei, como variações de preço e erro de cálculo de imposto.
Nesse caso, o método para emissão da nota complementar é semelhante ao da original. O contribuinte só deve ficar atento com a precisão das informações dos documentos.
Para Vinicius Pimentel, coordenador do Projeto NF-e da Secretaria da Fazenda, a NF-e possibilita a emissão de mais documentos, mantendo a taxa de erros, proporcionalmente, maior. No entanto, ele discorda de que essa ocorrência seja em função da complexidade da tecnologia e dos novos procedimentos.
Mitos que não existem
Os trâmites legais para obter a NF-e são menos complicados do que a maioria dos empresários imagina. Quem defende esse argumento é o coordenador do projeto NF-e da Secretaria da Fazenda, Vinicius Pimentel. Ele explica que, na internet, estão todos os passos para quem quiser se cadastrar no sistema. "Basta procurar a seção do autoatendimento no site da Secretaria da Fazenda e seguir as indicações. O credenciamento para a NF-e é deferido em menos de 24 horas. A partir daí, pode começar a fazer seus testes", explica, ressaltando que a única condição é que a empresa adquira uma certificação digital.
Segundo Pimentel, alguns mitos são difundidos erroneamente em relação às vantagens e desvantagens da NF-e. A primeira inverdade, segundo ele, é que é necessário um grande aporte financeiro para a adesão à NF-e. "Com cerca de R$ 300,00 é possível comprar a certificação digital, e para quem tem uma empresa isso não representa um grande investimento." Outra questão que ele desmitifica é o alto grau de dificuldade para implantação, que pode ser melhor compreendido com programas disponibilizados pelo Fisco. Ainda em relação à dificuldade de compreensão do sistema da NF-e, Pimentel diz que o grau de complexidade de um sistema de informações varia conforme o tamanho e os serviços de cada empresa. "Quando a empresa é de porte maior, isso vai demandar modificações no sistema dela. Aí terá que verificar quais serão essas modificações com o sistema de tecnologia da informação. Por isso as pequenas empresas têm mais facilidade."
Sistema exige mudança cultural e estrutural
Por mais que o governo tenha lançado um portal totalmente dedicado à NF-e, que será obrigatória para todas as transações comerciais e está sendo implementada, aos poucos, em diversos segmentos da economia, muitas empresas perdem receita por falta de preparo. Segundo o diretor da Versifico Web Solutions, Wagner Oliveira, muitos empresários conservam a cultura do papel e alguns, inclusive, não contam sequer com uma infraestrutura mínima necessária para fazer transações via internet com sucesso, principalmente fora das capitais. "Parece incrível, mas ainda persistem aqueles departamentos limitados a lidar com talões e papel carbono", ressalta ele.
Em abril, fabricantes, importadores, distribuidores e atacadistas do setor automotivo, além de outros segmentos, deverão estar com todo sistema contábil alinhado com as novas exigências. Segundo o executivo da Versifico, as empresas que se apressarem poderão aproveitar os benefícios do credenciamento voluntário, ganhando tempo para fazer os ajustes e testar o sistema sem prejuízo algum. "Os profissionais do departamento financeiro terão tempo suficiente para aprender a cadastrar o cliente, os produtos, as transportadoras, e - muito importante - aprender a digitar, validar, assinar e transmitir a NF-e."
Para Oliveira, as novas gerações demonstram facilidade com a implantação do sistema de emissão de NF-e via internet. "O mais difícil é transformar a cultura do empresário, não do seu staff. Mas, uma vez que os investimentos em tecnologia estejam em dia, os passos da implantação não apresentam tantas dificuldades", diz.
Veículo: Jornal do Comércio - RS