A contenção de despesas decorrente da crise está levando as empresas a diminuírem também os valores destinados a viagens corporativas. Flávio Mesquita, diretor comercial da Amadeus, companhia que desenvolve soluções para o mercado de viagens e turismo, diz que, na percepção da sua empresa, que lida diretamente com diversas agências corporativas, nos últimos dois meses houve uma forte redução dos gastos com esse tipo de deslocamento. Mesquita conta que uma companhia do setor de tecnologia da informação chegou a suspender as viagens executivas em todos os níveis. "Para você ter uma idéia, o presidente da empresa fez um vôo usando seu próprio plano de milhagem", exemplifica.
Mas os gastos corporativos com viagens já eram motivo de preocupação para os executivos financeiros antes mesmo da eclosão da crise mundial. Segundo estudo desenvolvido pela própria Amadeus, 60% dos gestores dizem-se insatisfeitos com a gestão do investimento em viagens. Para eles, tecnologias capazes de melhorar a produtividade dos funcionários em trânsito e garantir a excelência dos serviços deveriam ser as prioridades. O estudo foi feito em julho de 2008, com 120 altos executivos financeiros, na Europa, nos Estados Unidos, na Ásia e no Pacífico.
De acordo Mesquita, as reservas de passagens aéreas em agências corporativas caíram entre 30% e 50% no País. "O primeiro impacto foi a redução da quantidade de bilhetes mais caros, para classes executivas", informa, revelando que a própria Amadeus decidiu que neste fim de ano nenhuma festa da empresa poderá envolver viagens.
Umas das opções da companhias para reduzir gastos com viagens é intensificar o uso de tecnologias que possibilitem a interação à distância, como programas de mensagens instantâneas, videoconferências e transmissão de voz pela internet. Esse é o caso da Simcorp, que atua no segmento de infra-estrutura de tecnologia da informação.
Segundo José Roberto Rodrigues, vice-presidente de tecnologia da empresa, em maio foi iniciado um projeto de colaboração que visa reunir pessoas sem a necessidade de deslocamento físico. "Usamos ferramentas de videoconferência para fazer treinamentos, reuniões internas e apresentações de produtos", informa. Segundo ele, a medida é necessária devido à presença da Simcorp em diversas capitais do País. "Não definimos um corte, mas fizemos uma campanha interna para que todos reduzissem o máximo de despesas, entre elas as que são feitas com viagens. A não ser que seja algo fundamental, como o fechamento de um negócio, a orientação da é que o encontro seja virtual", afirma.
O diretor administrativo e financeiro da AES Eletropaulo Telecom, Eduardo Fom, observa que os gastos com viagens costumam pesar no orçamentos corporativos, ainda mais durante uma crise econômica. "Na AES, que é uma empresa muito grande e com atuação em vários parte do globo, tentamos como primeira medida reduzir os encontros internacionais", comenta. "Em segundo lugar, procuramos reduzir o número de pessoas que participam desses eventos. A conferência por telefone ou internet é sempre uma opção."
Fom diz que uma das medidas mais importantes para reduzir gastos desnecessários com viagens é fazer com que o deslocamento seja aprovado por níveis hierárquicos mais altos. "É o diretor-executivo da empresa no Brasil que vai aprovar uma viagem internacional", exemplifica. Além dessas medidas, ele lembra que fazer uma pesquisa de preços também é fundamental. "Principalmente quando é viagem para fora do Brasil. Os valores podem variam em até 60% de uma companhia para outra", comenta.
Sistemas
De acordo com o estudo, 71% dos executivos financeiros acreditam que é muito importante integrar tecnologia de viagens com sistemas de gerenciamento de gastos. No entanto, somente 18% de suas empresas têm esses sistemas realmente integrados. Para Mesquita, "uma das principais preocupações do gestores é não ter controle sobre as variáveis de alguma área da empresa".
Segundo a pesquisa, um dos principais itens apontados como possível solução para o controle de custos são as ferramentas de self-booking, que permitem aos usuários planejarem suas próprias viagens. "O funcionário vai acessar a um portal no qual fará uma busca do destino. Os resultados da busca já aparecem filtrados, de acordo com a política definida pela empresa". Mas, conforme Mesquita, tais ferramentas precisam comunicar-se com os sistemas de gestão que as empresas já utilizam.
O estudo aponta ainda que os executivos responsáveis pelo setor financeiro das empresas acreditam que os gestores de viagens precisam equilibrar melhor qualidade de serviços e gastos, negociando melhor os custos dos fornecedores e enxergando melhor a relação desse centro de custos com os demais orçamentos da companhia. "Boa parte dos gestores de viagens no Brasil não são especializados. Fazem serviços gerais e cuidam também das viagens", diz Mesquita. "Os gestores de viagens precisam usar ferramentas para ter mais informações e conseguir conversar com os executivos financeiros na linguagem destes", conclui.
Veículo: Gazeta Mercantil