A grande maioria dos executivos precisa, regularmente, fazer algum tipo de exposição ou palestra, seja para um grupo pequeno, ao prospectar um novo cliente, seja para centenas de pessoas, como nas convenções corporativas anuais. Em momentos como esses, os programas de apresentação de slides deveriam ser um aliado do gestor, mas nem sempre é isso o que ocorre.
São raros os profissionais que realmente sabem elaborar uma apresentação capaz de prender a atenção do público. Esse falha é recorrente e fácil de entender. Transmitir ao público (interno ou externo) resultados financeiros, diretrizes, valores e informações sobre novos produtos é um desafio e tanto. Para ser bem sucedido nessa tarefa, não basta preencher os modelos prontos que os programas de apresentação oferecem.
Para contornar esse obstáculo, algumas companhias recorrem a empresas especializadas no desenvolvimento de apresentações. É o caso Telefônica, que usa o serviço há cerca de dois anos. "No início, a intenção era fazer uma apresentação com visual legal. Mas neste ano tentamos mudar, também, a linguagem", conta o diretor da empresa Marcos Mellão, lembrando da importância que as apresentações profissionais tiveram recentemente para a companhia. "Fizemos uma reunião de executivos na última segunda-feira [dia1º]. Recebemos mais de 500 pessoas. O retorno que tivemos até agora tem sido muito positivo. Aparentemente conseguimos equilíbrio", conta.
O equilíbrio a que Mellão se refere é entre os extremos do excesso de dados e a quase completa ausência deles. Ele percebeu que apresentações repletas de informações e textos são ruins, pois além de aborrecer, prejudicam a retenção da mensagem. "É preciso adequar a linguagem a cada situação. Mas é comum o uso da mesma apresentação tanto para públicos de cinco ou 500 pessoas", lamenta.
Mellão destaca a importância de a apresentações ter um aspecto atrativo. "O apelo estético é importante para prender as pessoas. As apresentações precisam funcionar quase como entretenimento." Porém, ele observa que, quando os slides são visualmente atrativos, o executivo deve estar melhor preparado, pois não poderá usar a apresentação como muleta. "Com esse modelo é preciso colocar mais energia na preparação prévia", observa.
Quando uma apresentação é realizada, por exemplo, em uma convenção corporativa, há desafios adicionais. Esse tipo de evento costuma ser realizado em locais turísticas ou com outros atrativos, como parques e shows. Neste caso, os funcionários até assistem às apresentações, mas não se envolvem com o conteúdo exposto, pois anseiam é pelos momentos de lazer. "O problema está na forma como são construídas as apresentações, que na maioria das vezes são chatas. Culpar o PowerPoint é a mesma coisa que culpar a televisão por um filme ruim", comenda João Galvão de Sousa, presidente da Soap, empresa especializada em apresentações corporativas.
O grande problema está na falta de importância dada ao convencimento e à compreensão do público em relação às idéias expostas. De acordo com Sousa, para se criar uma boa apresentação, é preciso, antes de tudo, explorar os objetivos da empresa, as idéias que serão demonstradas, a personalidade do apresentador e a audiência para a qual as mensagens serão transmitidas. Após esse mapeamento inicial, é preciso definir uma abordagem e criar um roteiro. Isso tudo servirá de base para a estruturação do conteúdo e também para a criação visual do projeto.
Por fim, é preciso realizar um treinamento com o apresentador, para que ele tenha um desempenho satisfatório e saiba aproveitar o recurso. Segundo Francisco Limongi, diretor de planejamento e conteúdo da empresa, esse treinamento visa deixar o executivo mais solto na hora de se apresentar e também envolve a discussão do roteiro. "Uma boa apresentação depende do bom equilíbrio entre desempenho e conteúdo. Estes fatores, aliados à comunicação visual, transformam as ferramentas tecnológicas em uma arma poderosa no mundo dos negócios", garante Eduardo Cury Adas, sócio-diretor da empresa. "Mas o foco está na pessoa, no apresentador. Ele deve utilizar o PowerPoint como suporte, e não como o elemento mais importante da apresentação", conclui.
Veículo: Gazeta Mercantil