Sistema de documentos eletrônicos já está em vigor em Blumenau


Caixas cheias de recibos e blocos de notas fiscais estão ficando no passado. Os documentos virtuais estão substituindo papéis que tinham a função de comprovar transações financeiras. Ontem, Blumenau entrou, definitivamente, na era das notas digitais. Agora, todas as empresas prestadoras de serviços são obrigadas a fornecer nota fiscal eletrônica por meio do sistema Nota Blu.

A adesão de parte dos prestadores com sede em Blumenau ao sistema começou ano passado, variando conforme o tamanho da empresa e atividade. Mas, a partir de hoje, todos têm de usar o sistema. O auditor fiscal coordenador do Nota Blu, Evandro Assis Müller, diz que a implantação do sistema segue uma tendência nacional. Para as empresas e contadores, o Nota Blu dá mais rapidez para fazer os levantamentos contábeis, além de economia com compra de papel e espaço para armazenamento. Aos contratantes dos serviços há vantagem com economia de espaço, organização e segurança. O arquivamento dos dados e segurança são garantidos pela prefeitura. Estão sujeitas a multa empresas que devem usar o sistema e continuam com a forma antiga de emissão.

– É um caminho que todos estão seguindo. Abandonar as pilhas de papel é uma tendência que não tem volta – afirma Müller.

Profissionais da contabilidade estão vivendo no dia a dia a transição da era do papel para a informática, e isso é positivo, avalia a presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas de Blumenau e Região, Daniela Zimmermann Schmitt. Além do município, o Estado, Receita Federal e agora a Caixa Econômica Federal também já recebem e enviam informações às empresas de forma digital.

– No começo a adaptação é difícil, como com tudo que é novo. Mas todos ganhamos com agilidade e segurança – acredita Daniela.

Para os consumidores, a pilha de papel também está diminuindo. Desde 2009, a Lei 12.007 determina que as empresas públicas e privadas enviem aos consumidores uma declaração anual de quitação. A ideia é que o documento substitua os comprovantes mensais. Além disso, parte da rede bancária tem incentivado os pagamentos online e extratos virtuais. Mas apesar da praticidade, é preciso manter os cuidados para não extraviar os comprovantes tanto físicos quanto virtuais. A coordenadora interina do Procon de Blumenau, Bianca Dalri Menestrina, diz que, mesmo sendo digitais, os comprovantes devem ser guardados por pelo menos cinco anos.


QUEM VAI EMITIR NOTA ELETRÔNICA

Segmentos obrigados a emitir a Nota Blu*:
- Locação
- Saúde e assistência médica
- Medicina e assistência veterinária
- Cuidados pessoais, estética e atividades físicas
- Guarda, estacionamento, armazenamento e vigilância
- Diversões, lazer e entretenimento
- Funerários

Principais segmentos de serviços já disponíveis no sistema:
- Informática
- Hospedagem, turismo e viagens
- Registros públicos, cartorários e notariais
- Educação, ensino, orientação pedagógica e educacional, instrução, treinamento e avaliação pessoal
- Apoio técnico, administrativo, jurídico, contábil e comercial
- Distribuição e venda de bilhetes e demais produtos de loterias
- Chaveiros, confecção de carimbos, placas e sinalização visual

CUIDADOS COM O COMPUTADOR

É preciso atenção ao lidar com documentos no computador e internet para evitar perda e roubo:
- Faça backups (salvar arquivos em CD, DVDs, pen drive e HD externo) todo mês. Empresas devem fazê-lo diariamente
- Mantenha atualizado o software antivírus
- Obtenha certificação digital, garantindo que as transições não sejam rastreadas por algum criminoso
- Nunca informe as senhas a ninguém e troque-as regularmente
- Em salas de bate-papo e redes sociais não coloque em suas mensagens informações como endereço e telefone
- Ao acessar sites onde são feitas transações, como bancos, por exemplo, note se existe o desenho de um cadeado fechado ou uma chave, no canto inferior da tela do computador. Isso dá maior certeza de que a empresa contatada está usando a criptografia, ou seja, o embaralhamento dos dados para confundir possíveis invasores
- Caso o computador seja de uso compartilhado, crie diferentes usuários
- Cuidado ao substituir ou fazer manutenção de computadores. Mesmo apagados do disco rígido, registros antigos poderão ser recuperados. Exija a peça trocada e destrua-a, antes de jogá-la fora


Veículo: Jornal de Santa Catarina